Michael Bauer über Digitalisierung und Schatten-IT

Michael Bauer spricht im Service Kompass über Digitale Transformation, die Rolle mittelgroßer Unternehmen und mögliche Risiken wachsender Schatten-IT

Digitalisierung und Schatten-IT

Michael Bauer ist Architect Digital Transformation bei Ingram Micro und Senior Advisor Digital Transformation der Experton Group. Im Interview mit dem Service Kompass spricht er über Digitale Transformation, die Rolle mittelgroßer Unternehmen und mögliche Risiken wachsender Schatten-IT:

Was ist die größte Herausforderung der Digitalen Transformation für die Unternehmens-IT?

Die IT ist heute oft nicht mehr nah genug an den Prozessen der Fachabteilungen. Das führt dazu, das wesentliche Entwicklungen an ihr vorbeilaufen. Die Fachabteilungen reagieren darauf, indem sie ihre Bedürfnisse unabhängig von der internen IT mit der Kreditkarte bei schnellen und innovativen externen Anbietern beschaffen. Die sogenannte Schatten-IT wächst. Um dem entgegenzuwirken muss die IT es schaffen, wieder Herr über Daten, Security und Prozessautomatisierung zu werden.

Das gelingt nur, wenn sie sich neu ausrichtet, die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen organisiert und koordiniert und zu einem zentralen Service-Anbieter für alle Bereiche entwickelt. Es gilt, die IT zu nutzen, um die strategischen Ziele des Unternehmens zuverlässig und wirtschaftlich umzusetzen.  Dazu werden auch neue Fähigkeiten und Ressourcen wie Architekten, Programm- und Projektmanager benötigt, um die Entwicklung zu koordinieren. Data Scientists werden eine immer größere Rolle für den Unternehmenserfolg spielen, egal ob als fester Bestandteil des Teams oder as a Service extern beschafft.

Welche Herausforderungen gibt es für die Unternehmen über die IT hinaus?

Für die Unternehmen steht neben der digitalen Transformation der Prozesse und dass sie von der IT vielleicht nicht die richtigen Services bekommen noch eine ganz andere Transformation bevor. Sie müssen das ganze Unternehmen flexibel genug gestalten, um auf immer schnellere Veränderungen reagieren zu können. Sie brauchen andere Methoden der Unternehmensführung als in der Vergangenheit. Daraus ergeben sich auch neue Formen der Aufbauorganisation und der Abläufe. Letztlich müssen die Unternehmen einfach attraktiver werden. Das gilt für die Kunden genauso wie für die internen Stakeholder und potentielle Mitarbeiter.

Ein gutes Beispiel findet sich in jungen Startups, die auch in Deutschland eine immer wichtigere Rolle spielen. Dort betreiben ganz viele innovative junge Menschen eine ganz andere Art des Lebens und des miteinander Kommunizierens, sind schnell und flexibel. Ihr Vorteil: Sind es gewohnt, sich vernetzt zu bewegen. Sie machen nicht nur einen Versuch etwas auszuprobieren, sondern viele – und sie machen Fehler und versuchen es neu. Dadurch werden sie schneller und innovativer als herkömmliche Hierarchien, die sich auf Fehlervermeidung konzentrieren

 

In den Medien ist Digitalisierung ein zentrales Thema: Ist das in mittelgroßen Unternehmen angekommen?

Ja und nein. Ich habe einige Unternehmen besucht und erlebt, dass sie jetzt gerade damit beginnen, sich ernsthaft mit dem Thema auseinanderzusetzen. Viele, vor allem produzierende Unternehmen, sind im Bereich der Automation, also einer Vorstufe zur Digitalisierung schon sehr weit. Eine definierte Strategie zur weiteren Digitalisierung und ein klares Zukunftsbild fehlt jedoch weitgehend. Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung um die Kosten im Griff zu behalten, wie schon seit vielen Jahren. Darüber hinaus, dass möglicherweise ganz neue Geschäftsmodelle und vielleicht auch as a Service Modelle entstehen – da stehen die mittelständischen Unternehmen, abgesehen von ein paar Leuchttürmen noch ganz am Anfang. Zu wenige beschäftigen sich aktiv mit dem Thema. Das liegt auch daran, dass gerade in diesen Unternehmen die IT oft nicht in der Rolle des aktiven Innovationstreibers ist.

In vielen Unternehmen ist die Produktions-IT ist von der Unternehmens IT getrennt und es gibt zwei IT Welten. Die Produktions-IT ist sehr Maschinen-Nah, während die klassische IT sich auf Endgeräte, Netzwerk und Bürokommunikation fokussiert. Das ist eine ähnliche Problematik wie bei der Schatten-IT. Der CIO müsste eigentlich wissen, wo alle Daten herkommen und wie sie verarbeitet werden, denn sie müssten vermengt werden, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Davon lebt Digitalisierung. Nur dann kann zusammen mit den Mitarbeitern Wissen generiert werden, das dem Unternehmen hilft, Entscheidungen zu treffen sowie Produkte, Prozesse und das Geschäftsmodell zu entwickeln.

 

Was ist über die technische Sicht hinaus wichtig für die Digitalisierung?

Es gilt vor allem eine gute Balance zwischen Geschwindigkeit und Stabilität zu finden. Das ist der Grund, warum agile Denkweisen derzeit Konjunktur haben. Aber es gehört mehr dazu als eine neue Methodik oder ein neues Schlagwort. Es geht darum, die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verändern. Wie wird sichergestellt, dass sich der Produktionsleiter mit dem Marketingmenschen, dem Vertriebsleiter und dem Azubi unterhält und fachübergreifend austauscht? Das ist Voraussetzung dafür, dass aus vernetzten Daten und Informationen neue Erkenntnisse entstehen können. Die Herausforderung besteht darin, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu etablieren und möglicherweise eingefahrene Strukturen aufzubrechen. Es gilt, ein Umfeld zu schaffen, das Innovation und neue Ideen nicht nur ermöglicht, sondern begünstigt und fördert. Dazu gehören auch Denkweisen wie „fail fast fail often“. Fehler müssen Trigger für Ideen sein und zum Arbeitsalltag gehören dürfen. Althergebrachte Denkweisen der Fehlervermeidung und Schuldzuweisungen sind nicht nützlich für den Umgang mit immer kürzeren Innovationszyklen.

 

Die „Schatten-IT“ ist ein altes CIO-Thema. Wie hängt sie mit der Digitalisierung zusammen?

Im Jahr 2017 wird laut Analysten der Tipping Point erreicht, an dem die Investition in Schatten-IT höher als in die traditionelle IT sein könnten. Neue Angebote ermögliche es den Fachbereichen, Leistungen einfach und schnell mit der Kreditkarte an der IT vorbei zu beziehen. Für die Verantwortlichen der IT ist das schwer erkennbar, wird allerdings auch dort, wo es sichtbar wird, oft geduldet. Die Schatten-IT wird zu echten IT und die alte „Commodity-IT“ verliert an Bedeutung. Ein deutlicher Hinweis auf eine derartige Entwicklung ist es, wenn der CIO ausschließlich an den CFO berichtet. Das ist oft der Punkt, an dem Innovation im günstigsten Fall in die Fachbereiche wandert oder gar verloren geht, weil Erfolg ausschließlich an Effizienz gemessen wird. Für die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens ist das eine denkbar schlechte Entwicklung.

Darüber hinaus verliert der IT-Leiter die Möglichkeit aktiv mitzuwirken, wenn alle Entwicklungs- und Innovationsthemen in die Fachbereiche wandern. Essentielle Themen für die Nachhaltigkeit von Innovationen bleiben so auf der Strecke. Dazu zählen zum Beispiel Security, Datenhaltung, Datenschutz, Backup. Sie sind jedoch fundamental für gelungene Transformation. Ansonsten hat man vielleicht in einigen Jahren die eine oder andere nette Innovation, die allerdings auf einer nicht tragfähigen Basis ruht.

Was sind die drei Schritte, die Unternehmen in jedem Fall JETZT gehen sollten?

Zunächst einmal gibt es kein einfaches Rezept für digitale Transformation. Es gibt Methoden und es gibt Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel gesetzliche Vorgaben oder privatwirtschaftliche und öffentliche Empfehlungen und Dokumente wie zum Beispiel das Folgende zu Industrie 4.0 : Abschlussbericht Industrie 4.0

Wenn ich drei Schritte nennen müsste, wären es diese:

  1. Man muss wissen wohin die Kunden wollen. Man muss also zukünftig viel individueller auf die Kunden zugehen, zuhören und entsprechend handeln. Es gilt herauszufinden, wer die Kunden sind, wo man sie findet und was genau sie wollen.
  2. Identifizieren, welche technologischen Möglichkeiten es gib es um Kunden glücklich zu machen. Zum Beispiel Losgröße 1 oder neue Services entsprechend der konkreten Bedürfnisse der identifizierten Kundengruppen
  3. Die neuen Produkte, Methoden und Denkweisen in den Köpfen der Beteiligten verankern. Das gilt sowohl für die internen Beteiligten als auch für die Kunden und potentiellen Kunden.

 

Was sind zentrale Themen der IT-Abteilungen in den nächsten drei Jahren?

Aus technologischer Sicht sind es natürlich die Verlagerung der Services in die Cloud aber auch die sinnvolle Verarbeitung großer Datenmengen (Big Data) und die bessere Nutzung künstlicher Intelligenz (KI). Aus organisatorischer Sicht wird entscheidend sein, die IT deutlich besser in die Kernprozesse des Unternehmens zu integrieren und die IT noch mehr als natürlichen Bestandteil der Unternehmensprodukte zu verstehen. Neben der Abbildung der Prozesse in der IT wird hier entscheidend sein, alle beteiligten Menschen bei den bevorstehenden Veränderungen einzubinden und mitzunehmen.

Die IT muss entscheiden, welche Services in Zukunft überhaupt noch selbst erbracht werden und welche besser von Partnern bezogen werden. Sie wird sich zu einer internen Plattform für IT Leistungen entwickeln. Gelingt das, wird es für die Nutzer zunehmend unsichtbar werden, welche Leistungen intern und welche extern bezogen werden. Eine zentrale Aufgabe des CIO wird es sein, sicherzustellen, dass der Bezug von Leistungen über den Tisch der IT geht. Das hilft, Schatten-IT zu steuern und die komplette IT Innovationsthemen einzubinden. Das fördert Entwicklungen und liefert gleichzeitig einen passenden Rahmen für Entwicklungen.

 

Michael Bauer

Als Berater und Analyst arbeitet Michael Bauer seit über 20 Jahren in der IT Branche. Nach 12 Jahren als geschäftsführender Gesellschafter eines Systemhauses und dem Posten als Vertriebsvorstand einer Aktiengesellschaft mit der Fokussierung auf Business Analytics, folgte der Wechsel zu einem großen Systemhaus mit der Aufgabe eine Big Data Abteilung aufzubauen.
Seit über einem Jahr liegt die Ausrichtung auf dem Thema digitale Transformation, in diesem Rahmen werden Unternehmen auf Ihrem Weg in die Digitalisierung beraten und mit sogenannten
Business Transformation Workshops auch tatkräftig unterstützt.

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