Kopf schlägt Bauch – oder doch nicht?

Obwohl die IT seit jeher projektgetrieben (Change the Business!) ist, wird das Handeln stark beeinflusst vom „Run the Business“, dem Tagesgeschäft. Vom CIO wird jedoch mehr erwartet: Die Richtung weisen und die Kundenbeziehung ausbauen.

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Tief abgetaucht im Tagesgeschäft und der aktuellen Anforderungsflut seitens des Kunden, wirken die Fragen „was braucht der Kunde in Zukunft?“ und „welche Projekte starten sinnvollerweise als nächstes?“ oft lästig und scheinbar auch unnötig. Schließlich kann man sich nicht um alles kümmern, stehen doch brennende Themen zum Erhalt und der Stabilität des Tagesgeschäfts an. Obwohl die IT seit jeher stark projektgetrieben (Change the Business!) ist, wird die Konsequenz des Handelns stark beeinflusst vom „Run the Business“, dem Tagesgeschäft. Von der Lenkungsaufgabe eines CIO wird jedoch deutlich mehr erwartet: Eine Richtung soll vorgeben und die Kundenbeziehung ausgebaut werden. Die IT-Organisation soll für zukünftige Anforderungen vorbereitet und entwickelt werden. Um das zu ermöglichen, verlangt es ein ganzes System von Steuerungsmechanismen.

Was heißt eigentlich „Steuerung“?

Unter dem Begriff „steuern“ oder „Steuerung“ ist die Beeinflussung des Verhaltens eines Systems durch gezielte Entscheidungen gemeint. Das System, die Gesamtheit aller Elemente, die zusammen ein gemeinsames Ziel verfolgen kann ein Projekt, eine Abteilung, ein übergreifender Prozess oder auch eine ganze IT-Organisation sein. Um festgelegte und vereinbarte Ziele zu erreichen, geht es also um die Frage, was notwendig ist, um zum richtigen Zeitpunkt eine valide Information für eine anstehende Entscheidung und damit zur Steuerung zu bekommen. Übrigens: Es kann auch eine bewusste Steuerung sein, zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Entscheidung zu treffen. Nicht einzugreifen und bewusst nicht getroffene Entscheidungen haben in jedem Fall Auswirkungen auf die Organisation.

Entscheidungen brauchen Informationen

Welcher Steuerungsmechanismen bedarf es an welcher Stelle des Systems, um den richtigen Kurs für die IT zu setzen und die entsprechende Richtung einzuhalten!?

An dieser Stelle gibt es keine größeren Überraschungen. Es gibt Service Management Standards, Risikomanagement und Projektmanagement-Methoden, Compliance & Prozess Frameworks. Alle Methoden, Standards und Frameworks haben eines gemeinsam: In unterschiedlicher Ausprägung werden Steuerungsmechanismen etabliert, die an der richtigen Stelle zum richtigen Zeitpunkt Informationen für Entscheidungen liefern.

Nur mit diesen Informationen ist es dem CIO möglich zu erkennen, wann es sich z.B. um (finanziell/strategisch) lohnenswerte Projekte handelt. Einige erfolgversprechend oder lohnend erscheinende Aktivitäten können mithilfe eindeutiger Informationen schnell als „Blindgänger“ enttarnt werden, die einen angestrebten Nutzen nicht erbringen. Andererseits können Chancen ausgemacht werden, die dem CIO dabei helfen, das Business weiterzuentwickeln und die Kundenbeziehungen zu stärken. Fehlende Informationen führen hingegen dazu, dass Chancen häufig nicht identifiziert werden und sich der Fokus in den Managementebenen automatisch hin zum Tagesgeschäft wendet.

Leider werden die Methoden allzu gern als zusätzlicher und bürokratischer Aufwand für eine Organisation oder deren Teilbereiche empfunden. Bisweilen geht es sogar soweit, dass Methoden als Ersatz für fehlende Zielsetzungen missbraucht werden, was natürlich in keinem Fall zum Erfolg führen kann. Dadurch geht der Sinn der angewandten Methoden verloren. Der erwartete Nutzen bleibt daher aus oder ist deutlich schwerer nachzuweisen. Die Motivation, eine Organisation proaktiv in eine partnerschaftliche Beziehung mit dem Kunden zu lenken, wird mit den Argumenten des Tagesgeschäfts erschlagen.

Statt die Möglichkeiten und Notwendigkeiten der Frameworks zu erkennen und konsequent zu verfolgen, regiert, sobald Entscheidungen anstehen, weiter das Bauchgefühl. Alternativ – und nicht wirklich besser – liefern vermeintlich etablierte Steuerungssysteme Alibi-Informationen, die oft nicht ausgewertet werden und letztlich keine verlässliche Entscheidungsunterstützung bereitstellen. In diesem Fall entscheidet dann doch wieder das Bauchgefühl.

Top Down Anforderung – Bottom Up Information

Selbstverständlich kann Bauchgefühl ein durchaus nützlicher Faktor für gute Entscheidungen sein. Es gibt sogar eine Reihe Fachleute, die die Meinung vertreten, Bauchentscheidungen seien nicht nur den Faktenentscheidungen gleichwertig, sondern ihnen gar überlegen, weil sie bei ähnlicher Fehlerquote deutlich schneller seien. Dennoch helfen valide Informationen, Sachverhalte realistisch zu bewerten. Es stellt sich die Frage, welche Informationen einen CIO befähigen, seinen Alltag zwischen Run-the-Business und Change-the-Business erfolgreich zu meistern. Wird diese Frage beantwortet, kann die Informationslieferung gezielter von den verschiedenen Ebenen und Abteilungen eingefordert werden. Und somit kommen die „alten Bekannten“ – und manchmal verschrienen – Managementmethoden und Frameworks doch wieder ins Spiel.

von Viola Kroh & Ulrich Göbbels

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