Kann IT-Controlling ein Motivationsfaktor sein?

IT Controlling als Motivationsfaktor? Ist das wirklich so verrückt, wie es klingt? Mit dem richtigen Auftreten könnte IT-Controlling seinen Ruf nachhaltig verbessern.

Service Kompass Artikel - IT Controlling als Motivationsfaktor

Der Ruf des IT Controlling ist nicht der Beste. Das liegt an verschiedenen Faktoren. Einer der Wichtigsten ist, dass in der Praxis die konkrete Aufgabe des Controllings nicht ganz klar ist. Gerade im deutschsprachigen Raum verbindet man „Controlling“ schnell mit dem ähnlichen Wort „Kontrolle“ aus der eigenen Sprache. Der englische Begriff „to control“ bedeutet hier jedoch nicht „kontrollieren“ eher so etwas wie „steuern“ oder „lenken“. So werden dann die Aufgaben von Controlling und Revisionen munter vermischt und das Ergebnis ist Skepsis gegenüber dem Controlling als solches.

Dabei haben Revision und Controlling ganz unterschiedliche Zielsetzungen. Ganz einfach gesagt sorgt die Revision für „Ordnung“ während das Controlling für den „Unternehmenserfolg“, oder in unserem Beispiel für den „IT- Erfolg“ sorgen soll. Im Vergleich zur Revision, die dem Prinzip der „korrekten Erfassung“ folgt, arbeitet man im Controlling nach dem Prinzip der „richtigen Handlung“.

Zu dieser Verwechslung tragen einige Controller allerdings nicht ganz unwesentlich durch ihr Auftreten bei, da sie den anderen Mitarbeiten gegenüber weniger als Unterstützer, sondern vielmehr als „Exekutor“ und Entscheider über Wohl und Wehe des so geliebten Projektes auftreten. Oft ohne sich der einschüchternden und demotivierenden Wirkung bewusst zu sein.

Dabei ist der Nutzen eines angemessenen Controllings zweifellos wichtig für den Erfolg der Unternehmens-IT. Was also leistet gutes Controlling, um der IT einen echten Mehrwert zu liefern und bei der Bewältigung der täglichen Herausforderungen zu helfen? Oder um sogar, wie im Titel behauptet, zu motivieren? In der Praxis liefert das IT Controlling dem IT Management wichtige Informationen und Trigger für die Steuerung der IT.

Die konkreten Nutzeffekte sind:

  1. Die IT erhält konkrete Informationen zu ihrem aktuellen Leistungsstand
  2. Abweichungen von definierten Zielen oder Meilensteinen werden erkannt
  3. Die Akteure werden zu zielführenden Maßnahmen motiviert

Der erste Punkt ist selbsterklärend, hier geht es um korrektes Feststellen und Messen des Status Quo orientiert an vorab definierten Messgrößen. Der Rahmen für die Definition wird später in diesem Artikel anhand der fünf Aufgabengebiete des IT Controllings beschrieben.

Punkt zwei bedarf dagegen einiger Voraussetzungen, ohne die das IT Controlling sich schwertun wird, konkrete Ergebnisse zu liefern. Um Abweichungen zu erkennen, muss vorher vom Unternehmen, bzw. der IT ein sinnvoller Bezugsrahmen anhand von Zielen und Erfolgsfaktoren geschaffen werden. Ohne diesen Bezugsrahmen wird die Erkennung willkürlich und abhängig von der persönlichen Wahrnehmung des jeweiligen Controllers. Vermutlich ist genau das einer der Gründe, für die weit verbreiteten Vorbehalte gegenüber dem Controlling.

Damit der letzte Punkt wirklich Mitarbeiter motivieren kann, müssen die gelieferten Informationen natürlich den wirklichen Bedürfnissen der IT und den Unternehmensanforderungen an diese gerecht werden. Ebenso wichtig ist es, die geplante Entwicklung des Unternehmens im Blick zu behalten, statt sich ausschließlich vom Blick in den Rückspiegel lenken zu lassen. Sowohl die angestrebten Maßnahmen als auch der Status Quo müssen den Mitarbeitern transparent sein. Die Ziele zu kennen, aber nicht zu wissen, ob man sich auf dem richtigen Weg befindet, motiviert die engagiertesten Mitarbeiter nicht.

Die drei genannten Nutzeffekte lassen sich aus den klassischen Aufgaben des Controllings ableiten.

it-controlling

Wie aus der Grafik unschwer zu erkennen ist, hängt der Erfolg des IT-Controllings sehr stark von einem IT-Management ab, das die Ergebnisse konsequent nutzt, um Entscheidungen zu treffen und zu handeln. Ansonsten bleibt es bei der Kommunikation von Missständen und der Verbreitung nachhaltig schlechter Laune bei allen Beteiligten.

Die klassischen Aufgabenbereiche des IT-Controllings

Das IT Controlling gliedert sich in das Unternehmenscontrolling ein und steuert die IT-Organisation im Idealfall in den folgenden fünf Aufgabenbereichen.

  1. IT Portfolio-Controlling / IT Service Controlling
    Befasst sich mit der Betrachtung des gesamten Leistungsumfangs der IT im Zusammenhang mit den dazu relevanten Vereinbarungen in Richtung Kunde. Hier werden auch IT- Servicekosten, die IT-Service-Preisbildung sowie der Nutzungsgrad und das Absatzvolumen der angebotenen IT Leistungen betrachtet.
  1. IT-Projekt-Controlling
    Die erste Herausforderung in diesem Aufgabenbereich ist eine sinnvolle Definition der Kriterien eines Projektes. Hier kann das IT-Controlling mit der Definition von Anforderungen unterstützen. Daraus abgeleitet sollten in der Praxis die oben im Bild dargestellten, allgemeinen Controlling-Aufgaben Bestandteil des Projektmanagements sein. Letztlich geht es wie immer darum, dass Projekte in time, in budget und in quality abgeschlossen werden.
  1. IT-Infrastruktur-Controlling (Steuerung der Ressourcen und Fähigkeiten)
    Beschäftigt sich mit der effizienten Gestaltung von Architekturen sowie dem angemessenen Ressourceneinsatz bei der Nutzung von Mitarbeiterfähigkeiten sowie technischer Funktionen. Die Steuerung von Sourcing- Entscheidungen sowie der Umgang mit Schatten-IT spielen hier ebenfalls eine Rolle.
  1. IT-Produkt-Controlling (Asset Lifecycle und Lizenzmanagement)
    Dieser Aufgabenbereich betrachtet den Lebenszyklus der technischen Systeme inkl. der nötigen Lizenzen. Hier geht es um die Frage, welche Kriterien zu Neuanschaffungen, Erweiterungen, Reparaturen oder Austausch führen und wie Assets finanziert werden sollen.
  1. IT-Prozess-Controlling
    Befasst sich mit der Steuerung der IT-Abläufe. Wie gut funktionieren die etablierten Prozesse und wann gilt ein Prozess eigentlich als „eingeführt“? Welchen Abläufen wird besondere Aufmerksamkeit gewidmet und wie steuern wir die Zielerreichung und die Wirtschaftlichkeit.

Das IT-Controlling muss in seiner täglichen Arbeit den genannten fünf Aufgabenbereichen gerecht werden können und es muss dafür sorgen, dass die Ergebnisse als schlüssig akzeptiert werden. Zumindest muss es das dann, wenn es eine echte Motivation zum Handeln induzieren will.

Fazit: Ein gutes IT-Controlling allein kann sicher niemanden motivieren, abgesehen vielleicht vom Controller. In einem engen Verbund mit dem IT-Management allerdings, kann es die wesentlichen Trigger für richtige und zielgerichtete Entscheidungen liefern. Damit nimmt es wesentlichen Einfluss auf die langfristige Motivation aller beteiligten Menschen.

von Nico Kroker und Martin Beims

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