Der Kampf mit der internen Kommunikation

Interne Kommunikation ist aufwändig und erreicht sie oft nicht die Zielgruppe. Für die einen ist klar, es wurde zu wenig kommuniziert; für die anderen, es wurde sich zu wenig informiert. Beides kann richtig sein.

Service Kompass Artikel - Das war mir nicht bekannt

Unternehmensinterne Kommunikation ist zeitintensiv und kostspielig. Außerdem erreicht sie oft nicht diejenigen, die sie soll: Viele Mitarbeiter sind nicht im Bilde, was in anderen Abteilungen oder Projekten vor sich geht, ganz egal wie viel Mühe sich ihre Kollegen mit regelmäßigen Veröffentlichungen machen. Das ist selbst dann der Fall, wenn die Arbeitsabläufe eng zusammenhängen und die Ergebnisse anderer Abteilungen direkten Einfluss auf die eigene Arbeit haben. Teilweise sehen sie auch gar nicht die Notwendigkeit, sich eigenständig zu informieren, klagen aber, dass sie nicht „up-to-date“ sind.

Natürlich haben alle Mitarbeiter auch eine Verantwortung, Informationen aktiv einzuholen. Nur wird das gerne vergessen oder geht im Tagesgeschäft unter. Genau hier gilt es anzusetzen. Warum greifen etablierte Kommunikationsmethoden, wie zum Beispiel Email, nicht mehr zuverlässig und wie können Mitarbeiter, die ihrer Hol-Schuld nicht mehr nachkommen wollen oder können, nachhaltig informiert werden? Dieser Artikel liefert einige Gedankenanstöße, die Ihnen dabei helfen, die Kommunikation zu verbessern.

Schuldzuweisungen helfen nicht

Es gibt unterschiedliche Ansichten darüber, wer für die Kommunikationslücken verantwortlich ist. Für die einen ist klar, es wurde zu wenig kommuniziert; für die anderen, es wurde sich zu wenig informiert. Beides kann durchaus zutreffend sein.

Mitarbeiter, die intensiv an einem Thema mitarbeiten und Teil eines Teams sind, können sich sehr einfach und schnell über die aktuellen Vorgänge informieren. Jenen hingegen, die weniger intensiv involviert sind, gelingt das deutlich schlechter. Sie sind darauf angewiesen, mit Informationen versorgt zu werden oder selbst gezielt nachzufragen. Letzteres wird häufig als unangenehm und störend empfunden und wird daher verdrängt, verschoben oder unterlassen. Zudem fehlen Interesse und Zeit, sich intensiv mit Themen zu beschäftigen, die gefühlt von Dritten in das eigene Arbeitsumfeld getragen werden. Je mehr dieser Informationen zu verarbeiten sind, desto schwieriger wird es,  diejenigen aus der Flut der Nachrichten zu filtern, die tatsächlich von Bedeutung sind.

Ein wichtiger Schritt mit diesem Zwiespalt umzugehen ist es, sich in die Situation des Gegenüber zu versetzen. Informierende sind zunehmend frustriert, weil ihre Bemühungen keine Früchte tragen. Und genau aus diesem Grund ist es so wichtig, zu verstehen, was die Mitarbeiter bewegt und was sie davon abhält, sich durch die gängigen Kommunikationskanäle zu „kämpfen“. Beispielsweise lässt sich das lästige Nachfragen-müssen vermeiden, wenn die Mitarbeiter direkt angesprochen werden und Zeit für Fragen und Feedback in kleinen Kreisen besteht.

Kommunikationsstandards leben

Fest definierte Regeln, wo welche Informationen verfügbar sind, bleiben Grundbestandteil eines erfolgreichen Kommunikationspakets. Die meisten Unternehmen nutzen Ordnerstrukturen für die Ablage, andere arbeiten mit virtuellen Räumen oder internen wie öffentlichen Portalen. Sie dienen sowohl der Dokumentenablage als auch der Kommunikation und oft auch der Diskussion. Diese Strukturen eignen sich grundsätzlich um Mitarbeiter und Kollegen zuverlässig und kontinuierlich über aktuelle Themen auf dem Laufenden zu halten.

Allein das Vorhandensein einer solchen Infrastruktur führt jedoch noch nicht zur reibungslosen Kommunikation. Eindeutig definierte Regeln zur Ablage der Dokumente müssen allen bekannt sein und vor allem gelebt werden. Durchdachte und gut funktionierende Suchfunktionen gehören heute ebenfalls zum Standard.

Nicht nur der Ort sondern auch der Zeitpunkt der Veröffentlichungen sollte gut gewählt sein. So eignet sich zum Beispiel das Erreichen von Meilensteinen innerhalb eines Projektes gut für neue Mitteilungen. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter so regelmäßig kommunizieren, dass die Nachrichten so kurz und interessant wie möglich sind. Je Kürzer und prägnanter die übermittelten Informationen sind, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass sie von den Empfängern aufgenommen werden.

Aktives Marketing

Sie haben die Erfahrung gemacht, dass selbst diese Standards keinen großen Erfolg gebracht haben? Die zuvor genannten Punkte liefern zwar eine elementare Struktur für regelmäßige Kommunikation, man sollte sich aber nicht allein auf sie verlassen.

Bereits heute wenden die meisten Unternehmen einheitliche Strukturen an, die auch den Mitarbeitern bekannt sein müssten. Trotzdem werden Mitarbeiter täglich von einer unüberschaubaren Menge Info-Mails aus verschiedensten internen Abteilungen und von außerhalb des Unternehmens überschüttet. Wie soll es da möglich sein, zu filtern, welche Informationen relevant sind, und welche lediglich wertvolle Zeit rauben? Ein Überangebot an Informationen kann also genau so problematisch sein, wie zu wenige. Es ist fraglich, in wie fern man Mitarbeiter überhaupt noch über diese Standardwege erreichen kann.

Kommunizieren Sie also nur, was tatsächlich relevant für Ihre Mitarbeiter ist und gestalten Sie diese Informationen interessant. Der beste Weg, sich von Massenmails abzusetzen ist immer noch die altmodische persönliche Kommunikation. Treffen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern und sprechen Sie über aktuelle Vorgänge. Das kann natürlich kaum von Einzelnen geleistet werden. Nutzen Sie Mitarbeiter, die gerne kommunizieren und Sie in Ihrer Angelegenheit vertreten. Berichten Sie, was das Team bewegt und was für ihre Arbeit von Nutzen ist. Ganz wichtig: feiern Sie Erfolge mit Ihren Mitarbeitern und im ganzen Unternehmen. So wird Ihnen nicht nur zugehört, das Team wird zusätzlich motiviert, weiter gute Leistungen zu erbringen.

Natürlich ist es schwer, alle Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen persönlich zu sehen. Manchmal lassen sich Gruppenmails nicht vermeiden. Setzen Sie sich trotzdem mit knackigen Aussagen, kurzen Texten und vielen Bildern von der Masse ab. Reizen Sie bewusst aus, was die Corporate Communication Standards zulassen! Sie werden sehen, dass es sich lohnt, etwas mehr Energie in Ihre Kommunikation zu investieren.

von Viola Kroh

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