Kurswechsel: Schatten-IT im Scheinwerferlicht

Die Diskussion zur Digitalisierung rückt die Schatten-IT in den Fokus der Aufmerksamkeit. Wie sehr sie die Unternehmens-IT wandeln muss, um erfolgreich zu bleiben, wird oft unterschätzt.

Schatten-IT im Scheinwerferlicht

Die Diskussion zur Digitalisierung rückt die Schatten-IT in den Fokus der Aufmerksamkeit. Wie sehr sie die Unternehmens-IT wandeln muss, um erfolgreich zu bleiben, wird oft unterschätzt.

CIOs und ihre Teams stehen vor großen Veränderungen und neuen Aufgabenschwerpunkten. Die alte Rollenverteilung mit dem Fachbereich als Kunden und der IT als Dienstleister verschwimmen. Digitale Geschäftsmodelle gewinnen an Bedeutung und führen in allen Lebensbereichen zur Dematerialisierung der Leistungen (z.B. Musik, Geld, Tickets…). Das führt zu einer steigenden Bedeutung der IT für den Outcome des gesamten Unternehmens. Sie entwickelt sich von einer klassischen Unterstützungsfunktion zu einer Kernfunktion für die Wertschöpfung. Die Entwicklung neuer, im digitalisierten Umfeld erfolgreicher Leistungen und Produkte in rückt damit den Mittelpunkt. Lediglich zuvor abgefragte Anforderungen der Fachbereiche zu erfüllen ist weiter notwendig aber nicht mehr ausreichend. Diese auf Effizienz und Zuverlässigkeit fokussierten Aufgaben werden mehr und mehr zu austauschbaren Standardleistungen.

Herausforderung für den CIO

In der Vergangenheit und bis heute fordern Unternehmen von den CIOs vor allem Kostenreduzierung und Stabilität. Noch vor wenigen Jahren stellten etablierte Wirtschaftsjournalisten die Frage, ob IT in Zukunft überhaupt noch eine wichtige Rolle spielen würde (Does IT matter?). IT-Organisationen erfüllten diese Anforderungen und konzentrierten sich auf Effizienz. Die Infrastruktur-Bereiche befassten sich mit der Standardisierung der Technologie und der Prozesse. Die Leistungen waren dadurch zunehmend austauschbar. Gleichzeitig setzten die Verantwortlichen in der Applikationsentwicklung viele Entwickler-Ressourcen für die Bewältigung von Betriebsaufgaben ein. Die entsprechenden Abteilungen stecken noch heute häufig zwischen langwierigen Entwicklungsprojekten und Ad-hoc-Wünschen ihrer direkten Ansprechpartner fest. In der gesamten IT versanden Innovationen in starren Strukturen und stringenten Effizienz-Vorgaben. Das Gleichgewicht zwischen Stabilität und schnellem Rollout innovativer Neu- und Weiterentwicklungen zu finden, stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen.

Der Druck auf die IT wächst

Die interne IT konkurriert immer häufiger mit innovativen und attraktiven Angeboten externer Provider. Deren Leistungen sind oft wirtschaftlich interessant und dennoch qualitativ mindestens gleichwertig. Die wirtschaftlich interessanten, innovativen, benutzerfreundlichen und flexiblen Cloud-Angebote sind die Ursache für diese Veränderungen. Sie liefern Lösungen für die konkreten Problemstellungen der Fachbereiche. Infolgedessen wird die interne IT nicht mehr als „natürlicher“ Lieferant aller IT-Services gesehen. Sie  muss sich den Vergleichen mit externen Angeboten stellen. Das führt vor allem dann zu Problemen für die Wahrnehmung bei Anwendern und Management, wenn die IT-Leistungen zu einem großen Teil aus weitgehend austauschbaren Basisleistungen bestehen.

Schatten-IT gewinnt an Bedeutung

Der Trend, mehr Angebote aus der Cloud zu beziehen hält an und verstärkt sich weiter. Der große Teil der Angebote trifft die konkreten Kundenbedürfnisse, ist flexibel buchbar und aufgrund weitgehend verfügbarer hoher Bandbreiten inzwischen alltagstauglich. Jeder Fachbereich bucht sich einfach die Leistung, die er gerade benötigt und kann diese genauso einfach wieder abbestellen. Auf lange Bindefristen verzichten viele Cloudanbieter, um Kundenwünsche besser zu erfüllen und die Eintrittsbarriere zu senken. Wenn allerdings jeder Fachbereich die passenden Leistungen selber sucht, dann bedeutet das einen rasanten Zuwachs der Schatten-IT. In einigen Unternehmen ist bereits heute sichtbar, dass Schatten-IT sich zu einem ernsthaften Wettbewerbsfaktor für die interne IT und zum eigentlich relevanten Provider geschäftsprozessbezogener IT-Services entwickelt. Die verbliebene interne IT entwickelt sich dagegen zu einem Anbieter von Basisleistungen und Infrastrukturen und verliert erheblich an Bedeutung und Akzeptanz.

Die IT als Service-Plattform

Der erste Reflex in vielen Unternehmen ist es, die Verbreitung der Schatten-IT als Bedrohung wahrzunehmen und zu versuchen, sie mit Vorgaben und Verboten einzudämmen. Das allein wird nicht funktionieren, denn zu stark ist naturgemäß der Einfluss der wertschöpfenden Fachbereiche auf die Entscheidungen. Stattdessen sollten CIOs ihren Einfluss in der IT wahren und stärken, allen voran bei den Themen IT-Sicherheit und Datenschutz. Die IT muss überlegen, wie sie sich zu einer Plattform mit einem Angebot sinnvoller IT-Services für das gesamte Unternehmen entwickelt. Das steigert das Interesse der Verantwortlichen im Unternehmen mehr als die mühsame Recherche, der Vergleich und die Auswahl externer Angebote. Dafür muss der CIO die IT darauf vorbereiten, die neue Aufgabe anzunehmen, den stark wachsenden Markt der Lösungen zu überblicken und die Fachbereiche bei der Auswahl der passenden Angebote zu unterstützen.

IT-Broker für die Fachbereiche

Als Konsequenz der veränderten Aufgabenstellung für die IT ergeben sich neue Herausforderungen und vor allem der Bedarf einer neuen Ausrichtung der IT-Strategie. Von einem Anbieter selbst gestalteter Systeme und Services entwickelt sie sich zu einem „Broker“ verschiedener Leistungen aus unterschiedlichen Quellen. Entscheidend für die Akzeptanz der IT ist das Verständnis der Aufgaben und Herausforderungen der Fachbereiche. Nur so können einerseits schnell und unkompliziert passende Lösungen für bestehende Bedürfnisse gefunden und andererseits die Grundlagen für IT-getriebene Innovationen des Kerngeschäfts geschaffen werden. Damit rückt die IT immer näher an die einzelnen Fachbereiche heran.

Auch für die einzelnen Mitarbeiter und Teams in der IT sowie für die technische Ausstattung ergeben sich hieraus erhebliche Konsequenzen. Statt um detaillierte technische Fachkenntnisse geht es zukünftig darum, die Anwender zu verstehen die Angebote auf dem Markt zu kennen sowie die passenden und wirtschaftlichen Lösungen zu finden. Demnach zählt es zu den neuen Aufgaben der IT, den Markt zu überblicken, zu bewerten, die passenden Angebote auszuwählen und sie dem Fachbereich zu präsentieren. Wer die Leistung letzten Endes erbringt, wird für den Anwender zunehmend unsichtbar.

Neue Aufgaben für die IT

Management und Steuerung der wachsenden Anzahl externer und interner IT-Angebote rücken als Kernaufgabe der IT in den Mittelpunkt. Ist jeder Fachbereich selbst verantwortlich für die Buchung externer Leistungen, führt das schnell zu einem unübersichtlichen Durcheinander. Das Risiko von Doppelbuchungen, Sicherheitslücken und unklaren Vertragssituationen steigt. Auch fachlich und technisch müssen die externen Angebote mit den weiterhin intern erbrachten Leistungen in Einklang gebracht werden. Die Gestaltung der Schnittstellen zwischen verschiedenen Instanzen muss für die Anwender das bestmögliche Ergebnis erzeugen. Um diesen Herausforderungen eines sich schnell wandelnden Umfelds mit kürzeren Innovationszyklen und hohen Voraussetzungen für Qualität der Nutzererfahrung gerecht zu werden, bedienen sich die IT-Abteilungen zunehmend auch agiler Methoden. So rücken sie näher an den Anwender heran, erkennen Bedürfnisse frühzeitig und integrieren Neuerungen schneller in den Regelbetrieb. Bedingungen dafür sind grundlegende Veränderungen in der Kultur der Zusammenarbeit. (http://www.computerwoche.de/a/warum-vertrauen-so-wichtig-ist,3329925)

Fazit

Die Herausforderungen für die IT-Organisationen verändern sich derzeit mit hoher Geschwindigkeit. Um nicht von frei verfügbaren Angeboten des Marktes an den Rand gedrängt zu werden, müssen IT-Verantwortliche die IT zu einer unverzichtbaren Kernfunktion des Unternehmens entwickeln. Statt der Betreuung der eigenen IT Infrastruktur und Applikationslandschaft stehen zukünftig Innovationen für das Geschäftsmodell, Differenzierung und direkte Wertschöpfung im Fokus. Voraussetzung dafür sind neben deutlich mehr Nähe zum Kerngeschäft des Unternehmens und den Anwendern die Anpassung der vorhandenen Prozesse, Fähigkeiten und Ressourcen an diese neue Aufgabenstellung.

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